1. Sumber/komunikasi
Semua peristiwa komunikasi akan melibatkan sumber sebagai pembuat atau pengirim surat.
2. Pesan/informasi
Pesan yang dimaksud dalam proses komunikasi adalah sesuatu yang disampaikan pengirim kepada penerima.
3. Media
Media yang dimaksud adalah alat yang digunakan untuk memindahkan pesan dari sumber kepada penerima.
4. Penerima/komunikan
Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh sumber.
5. Tanggapan baik/feed back
Ada yang beranggapan bahwa umpan balik adalah salah satu bentuk dari pada pengaruh yang berasal dari penerima.
6. Pengaruh/efek
Perbedaan antara apa yang dipikirkan,dirasakn dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan.
7. Lingkungan
Lingkungan atau situasi ialah faktor-faktor tertentu yang dapat mempengaruhi jalannya komunikasi.
Rabu, 16 Januari 2019
Perlengkapan kearsipan
Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan yang digunakan dalam kegiatan kearsipan,yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat) artinya bahan-bahan ini selalu di sediakan secara terus menerus. Adapun jenis perlengkapan kearsipan adalah sebagai berikut :
1. Kartu indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan,gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip.
2. Kartu tunjuk silang
Kartu tunjuk silang adalah kartu untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu tunjuk silang berukuran 12,5cm×7,5cm.
3. Lembar pinjam arsip
Lembar pinjam arsip adalah lembaran atau formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
4. Map pengganti
Map pengganti adalah map yang digunakan untuk menggantikan surat-surat yang dipinjam sekaligus dengan mapnya.
5. Buku arsip
Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.
1. Kartu indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan,gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip.
2. Kartu tunjuk silang
Kartu tunjuk silang adalah kartu untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu tunjuk silang berukuran 12,5cm×7,5cm.
3. Lembar pinjam arsip
Lembar pinjam arsip adalah lembaran atau formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
4. Map pengganti
Map pengganti adalah map yang digunakan untuk menggantikan surat-surat yang dipinjam sekaligus dengan mapnya.
5. Buku arsip
Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.
Pengenalan dasar internet
A. Pengertian internet
Internet adalah jaringan komputer yang saling terhubung secara global yang memungkinkan pengguna internet saling bertukar informasi/data melalui jaringan tersebut.
B. Peranan internet
1. Sebagai sumber data dan informasi: internet menyimpan berbagai jenis informasi apapun di internet
2. Sarana pertukaran data dan informasi:internet dapat digunakan untuk sarana pertukaran informasi dari satu komputer ke komputer yang lain,tanpa dibatasi oleh jarak fisik kedua komputer tersebut.
C. Manfaat internet
1. Informasi untuk kehidupan pribadi:kesehatan,rekreasi,hobi,pengembangan pribadi,rohani,sosial.
2. Informasi untuk kehidupan profesional/pekerja:sains,teknologi,perdagangan,saham,komoditas,berita bisnis,asosiasi profesi,asosiasi bisnis,berbagai forum komunikasi.
D. Berbagai aplikasi internet
1. WWW (World Wide Web)
2. Email (Electronic Mail)
3. Millis (Mailing List)
4. News group
5. IRC (Internet Relay Chat)
6. FTP (File Transfer Protocol)
7. Telnet
8 Gopher
9. Ping (Packet Internet Gopher)
Internet adalah jaringan komputer yang saling terhubung secara global yang memungkinkan pengguna internet saling bertukar informasi/data melalui jaringan tersebut.
B. Peranan internet
1. Sebagai sumber data dan informasi: internet menyimpan berbagai jenis informasi apapun di internet
2. Sarana pertukaran data dan informasi:internet dapat digunakan untuk sarana pertukaran informasi dari satu komputer ke komputer yang lain,tanpa dibatasi oleh jarak fisik kedua komputer tersebut.
C. Manfaat internet
1. Informasi untuk kehidupan pribadi:kesehatan,rekreasi,hobi,pengembangan pribadi,rohani,sosial.
2. Informasi untuk kehidupan profesional/pekerja:sains,teknologi,perdagangan,saham,komoditas,berita bisnis,asosiasi profesi,asosiasi bisnis,berbagai forum komunikasi.
D. Berbagai aplikasi internet
1. WWW (World Wide Web)
2. Email (Electronic Mail)
3. Millis (Mailing List)
4. News group
5. IRC (Internet Relay Chat)
6. FTP (File Transfer Protocol)
7. Telnet
8 Gopher
9. Ping (Packet Internet Gopher)
Melakukan mail merge
Dalam melakukan mail merge dengan microsoft word 2010 terdapat fitur start. Mail merge yang dapat membuat surat sebanyak apapun akan terasa menyenangkan dan cepat karena disini cukup membuat satu surat,kemudian data yang akan menerima surat tersebut dibuat secara terpisah dengan memanfaatkan aplikasi database lain atau fitur yang memang sudah tersedia di microsoft word 2010 itu sendiri. Adapun langkah-langkah dalam menggunakan mail merge sebagai berikut :
1. Pertama kali yang harus dibuat dokumen induk/dokumen utama.
2. Setelah dokumen induk/dokumen utama kemudian klik tab menu mailings.
3. Kemudian pilih step by step mail merge wilzard.
4. Pada kotak dialog yang muncul,pilih letters pada bagian select document type,kemudian klik next:starting document.
5. Kemudian pada langkah selanjutnya; pilih use the current document,klik next.
6. Kemudian sumber data diatur (data source) untuk mail merge sumber data.
7. Pilih type a new list kemudian klik teks create,kemudian klik next:write your letter.
8. Pada kotak dialog yang muncul,judul dari kolom tidak sesuai dengan dokumen induk kita,klik tombol costumize columns,kemudian pilih field name yang akan diganti,klik tombol rename.
9. Ketikkan nama pada change field name. Setelah selesai klik tombol ok,lakukan hal yang sama untuk field yang lain.
10. Untuk menghapus field yang tidak digunakan,pilih field yang akan dihapus,klik tombol delete,kemudian klik yes lakukan untuk menghapus field yang lain.
11. Kemudian klik tombol ok,dan mulailah mengisikan data untuk menambah data yang baru klik tombol new entry.
12. Setelah semua data di-input,klik tombol ok.
13. Kemudian tentukan tempat penyimpanan,dan ketikkan nama data sourcenya,misalnya adalah 123. Kemudian klik tombol save.
14. Kemudian klik next:write your letter. Pada kotak dialog yang muncul,letakkan kursor disebelah field nama,kemudian klik more item,pilih field nama,kemudian klik insert. Lakukan untuk memasukkan field yang lainnya.
15. Klik tombol next:write your letter.
16. Pada tahap ini anda dapat melihat masing-masing isi datanya dengan klik preview your letter.
17. Jika ingin melihat formulir dengan data berikutnya,silahkan klik tanda>>. Dan untuk melihat data sebelumnya silahkan klik tanda<<.
18. Untuk mengakhiri pembuatan formulir,klik next:complete the merge.
19. Untuk mencetak formulir,klik print.
1. Pertama kali yang harus dibuat dokumen induk/dokumen utama.
2. Setelah dokumen induk/dokumen utama kemudian klik tab menu mailings.
3. Kemudian pilih step by step mail merge wilzard.
4. Pada kotak dialog yang muncul,pilih letters pada bagian select document type,kemudian klik next:starting document.
5. Kemudian pada langkah selanjutnya; pilih use the current document,klik next.
6. Kemudian sumber data diatur (data source) untuk mail merge sumber data.
7. Pilih type a new list kemudian klik teks create,kemudian klik next:write your letter.
8. Pada kotak dialog yang muncul,judul dari kolom tidak sesuai dengan dokumen induk kita,klik tombol costumize columns,kemudian pilih field name yang akan diganti,klik tombol rename.
9. Ketikkan nama pada change field name. Setelah selesai klik tombol ok,lakukan hal yang sama untuk field yang lain.
10. Untuk menghapus field yang tidak digunakan,pilih field yang akan dihapus,klik tombol delete,kemudian klik yes lakukan untuk menghapus field yang lain.
11. Kemudian klik tombol ok,dan mulailah mengisikan data untuk menambah data yang baru klik tombol new entry.
12. Setelah semua data di-input,klik tombol ok.
13. Kemudian tentukan tempat penyimpanan,dan ketikkan nama data sourcenya,misalnya adalah 123. Kemudian klik tombol save.
14. Kemudian klik next:write your letter. Pada kotak dialog yang muncul,letakkan kursor disebelah field nama,kemudian klik more item,pilih field nama,kemudian klik insert. Lakukan untuk memasukkan field yang lainnya.
15. Klik tombol next:write your letter.
16. Pada tahap ini anda dapat melihat masing-masing isi datanya dengan klik preview your letter.
17. Jika ingin melihat formulir dengan data berikutnya,silahkan klik tanda>>. Dan untuk melihat data sebelumnya silahkan klik tanda<<.
18. Untuk mengakhiri pembuatan formulir,klik next:complete the merge.
19. Untuk mencetak formulir,klik print.
Senin, 14 Januari 2019
Unsur-unsur administrasi
1. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Manajemen
Manajemen adalah rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.
3. Tata hubungan
Tata hubungan adalah rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.
4. Kepegawaian
Kepegawaian adalah rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus para tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.
5. Keuangan
Keuangan adalah rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.
6. Perbekalan
Perbekalan adalah rangkaian perbuatan mengadakan,mengatur pemakaian,mendaftar,memelihara,sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerja sama.
7. Tata usaha
Tata usaha adalah rangkaian perbuatan menghimpun,mencatat,mengolah,menggandakan,mengirim,dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama
8. Perwakilan
Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.
Minggu, 13 Januari 2019
Sistem penyimpanan arsip
Sistem kearsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad,numerik/nomor,huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai indentitas arsip yang terkait. Adapun sistem penyimpanan arsip yang standar dan umum digunakan,yaitu: sistem abjad,sistem kronologis atau disebut juga dengan sistem tanggal,sistem geografis,sistem nomor,dan sistem subjek
1. Sistem abjad
Sistem abjad merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
2. Sistem kronologis
Sistem kronologis atau sistem tanggal merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal,bulan,dan tahun penyimpanan arsip yang berkaitan.
3. Sistem geografis
Sistem geografis atau sistem wilayah merupakan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan menurut nama tempat.
4. Sistem nomor
Sistem nomor merupakan penyimpanan arsip berdasarkan kode nomor
5. Sistem subjek
Sistem subjek atau sistem masalah merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/pokok isi surat.
1. Sistem abjad
Sistem abjad merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
2. Sistem kronologis
Sistem kronologis atau sistem tanggal merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal,bulan,dan tahun penyimpanan arsip yang berkaitan.
3. Sistem geografis
Sistem geografis atau sistem wilayah merupakan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan menurut nama tempat.
4. Sistem nomor
Sistem nomor merupakan penyimpanan arsip berdasarkan kode nomor
5. Sistem subjek
Sistem subjek atau sistem masalah merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/pokok isi surat.
Asas pengelolaan arsip
Kegiatan pengelolaan arsip dalam organisasi dapat dilakukan dengan beberapa pilihan asas pengelolaan arsip sesuai dengan tipe organisasi yang bersangkutan,antara lain:
1. Asas sentralisasi
Yaitu kegiatan pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat (sentral) pada unit kearsipan. Seluruh penyimpanan arsip dilakukan terpusat pada unit kearsipan.
2. Asas desentralisasi
Yaitu kegiatan pengelolaan arsip yang dilakukan oleh masing-masing unit/bagian dalam organisasi.
3. Asas desentralisasi terkendali
Yaitu kegiatan pengelolaan arsip yang menggabungkan asas sentralisasi dan desentralisasi. Pada asas ini,pengelolaan arsip aktif dilakukan oleh setiap bagian/unit,sedangkan untuk pengelolaan arsip inaktif diserahkan kepada pusat sentral arsip/unit kearsipan.
1. Asas sentralisasi
Yaitu kegiatan pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat (sentral) pada unit kearsipan. Seluruh penyimpanan arsip dilakukan terpusat pada unit kearsipan.
2. Asas desentralisasi
Yaitu kegiatan pengelolaan arsip yang dilakukan oleh masing-masing unit/bagian dalam organisasi.
3. Asas desentralisasi terkendali
Yaitu kegiatan pengelolaan arsip yang menggabungkan asas sentralisasi dan desentralisasi. Pada asas ini,pengelolaan arsip aktif dilakukan oleh setiap bagian/unit,sedangkan untuk pengelolaan arsip inaktif diserahkan kepada pusat sentral arsip/unit kearsipan.
Manfaat kearsipan
Adapun manfaat yang didapatkan dari penyelenggaraan kearsipan yaitu:
1. Surat menyurat dapat diselenggarakan dengan sistematis ke arah penciptaan efisien kerja
2. Melengkapi bukti apabila timbul kasus yang menyangsingkan
3. Memberikan keterangan-keterangan yang diperlukan
4. Arsip-arsip juga dapat memberitahukan tentang kegiatan-kegiatan yang bersaing
5. Bahan-bahan yang berhubungan dengan keputusan-keputusan yang lalu dapat membantu perumusan kebijaksanaan pada masa yang akan datang
6. Pengambilan keputusan didasarkan atas sistem
1. Surat menyurat dapat diselenggarakan dengan sistematis ke arah penciptaan efisien kerja
2. Melengkapi bukti apabila timbul kasus yang menyangsingkan
3. Memberikan keterangan-keterangan yang diperlukan
4. Arsip-arsip juga dapat memberitahukan tentang kegiatan-kegiatan yang bersaing
5. Bahan-bahan yang berhubungan dengan keputusan-keputusan yang lalu dapat membantu perumusan kebijaksanaan pada masa yang akan datang
6. Pengambilan keputusan didasarkan atas sistem
Rabu, 09 Januari 2019
Jenis-jenis Peralatan Arsip
1. Filling Cabinet
Filling Cabinet merupakan perlengkapan penyimpanan arsip yang berbentuk lemari,dengan tinggi 26 cm,dan lebar 35-36 cm,terdiri dari beberapa laci antara 1-6 laci,tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci,dan setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun secara vertikal berderet ke belakang.
2. Rotary
Rotary merupakan alat penyimpanan arsip seperti filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar.
3. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah tempat penyimpanan berbagai bentuk arsip.
4. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat penyimpanan arsip yang disusun secara lateral ( menyamping)
5. Stopmap Folio
Stopmap Folio merupakan map yang memiliki dan penutup pada setiap sisinya.
6. Map Snechelter
Map Snechelter merupakan map yang memiliki penjepit ditengahnya.
7. Folder
Folder,map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik.
8. Hanging Folder
Hanging Folder merupakan folder yang mempunyai besi penggantung,besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di fillinf cabinet.
9. Guide
Guide merupakan lembaran kertas tebal/karton yang digunakan sebagai penunjuk/sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
10. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran panjang sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi untuk menjepit arsip yang telah dilubangi dengan perforator
11. Stapler
Stapler merupakan alat untuk membendel/menjepit kertas
12. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubani kertas
13. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
14. Kotak dan Box
Kotak dan box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat induktif
15. Alat Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima.
16. Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder.
17. Ticker File
Ticker file merupakan alat yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil
18. Cardex
Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
19. Flasdisk
Flasdisk adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk khusus.
Karakteristik Virtual Office
Kemampuan Otomatisasi Perkantoran untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan Otomatisasi Perkantoran membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan di kantor. Sebaliknya,pekerjaan tersebut dapat dilakukan dimanapun saat itu pegawai berada. Adapun karakteristik dari virtual office,sebagai berikut :
A. Melintas Batas
Perubahan suatu lingkungan bisnis menurut suatu perusahaan/organisasi untuk lebih fleksibel didalam melakukan kegiatan produksinya. Untuk itu,perusahaan harus menghasilkan produk yang berkualitas dan sesuai dengan keinginan penggunanya,sehingga dibutuhkanlah kolaborasi antar organisasi untuk menentukan minat dari pengguna suatu produk. Dari sinilah terbentuk virtual organisasi yang memiliki peranan penting.
B. Berbagi Sumber Daya ( Resource )
Misalnya,toko buku online pusaka yang menjual macam buku. Pustaka bekerja sama dengan perusahaan perusahaan lain untuk mendapatkan stok yang selanjutnya dijual melalui pustaka ,kita tidak memiliki buku yang kita jual secara fisik.
C.Wilayah Yang Terbesar.
Misalnya,dalam perkembangan software ,kita berada di Indonesia dan bekerja pada pukul 8 AM sampai dengan 16 Am.
D. Anggota Yang Tidak Tetap
Didalam virtual organisasi,seseorang bisa saja berhenti dalam melakukan sharing resource,apalagi ketika tujuan mereka telah terlaksana.
A. Melintas Batas
Perubahan suatu lingkungan bisnis menurut suatu perusahaan/organisasi untuk lebih fleksibel didalam melakukan kegiatan produksinya. Untuk itu,perusahaan harus menghasilkan produk yang berkualitas dan sesuai dengan keinginan penggunanya,sehingga dibutuhkanlah kolaborasi antar organisasi untuk menentukan minat dari pengguna suatu produk. Dari sinilah terbentuk virtual organisasi yang memiliki peranan penting.
B. Berbagi Sumber Daya ( Resource )
Misalnya,toko buku online pusaka yang menjual macam buku. Pustaka bekerja sama dengan perusahaan perusahaan lain untuk mendapatkan stok yang selanjutnya dijual melalui pustaka ,kita tidak memiliki buku yang kita jual secara fisik.
C.Wilayah Yang Terbesar.
Misalnya,dalam perkembangan software ,kita berada di Indonesia dan bekerja pada pukul 8 AM sampai dengan 16 Am.
D. Anggota Yang Tidak Tetap
Didalam virtual organisasi,seseorang bisa saja berhenti dalam melakukan sharing resource,apalagi ketika tujuan mereka telah terlaksana.
Langganan:
Postingan (Atom)