Unsur-unsur komunikasi

1. Sumber/komunikasi
    Semua peristiwa komunikasi akan melibatkan sumber sebagai pembuat atau pengirim surat.
2. Pesan/informasi
    Pesan yang dimaksud dalam proses komunikasi adalah sesuatu yang disampaikan pengirim kepada penerima.
3. Media
    Media yang dimaksud adalah alat yang digunakan untuk memindahkan pesan dari sumber kepada penerima.
4. Penerima/komunikan
    Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh sumber.
5. Tanggapan baik/feed back
     Ada yang beranggapan bahwa umpan balik adalah salah satu bentuk dari pada pengaruh yang berasal dari penerima.
6. Pengaruh/efek
    Perbedaan antara apa yang dipikirkan,dirasakn dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan.
7. Lingkungan
    Lingkungan atau situasi ialah faktor-faktor tertentu yang dapat mempengaruhi jalannya komunikasi.

Perlengkapan kearsipan

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan yang digunakan dalam kegiatan kearsipan,yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat) artinya bahan-bahan ini selalu di sediakan secara terus menerus. Adapun jenis perlengkapan kearsipan adalah sebagai berikut :
1. Kartu indeks
    Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan,gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip.
2. Kartu tunjuk silang
    Kartu tunjuk silang adalah kartu untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu tunjuk silang berukuran 12,5cm×7,5cm.
3. Lembar pinjam arsip
    Lembar pinjam arsip adalah lembaran atau formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
4. Map pengganti
    Map pengganti adalah map yang digunakan untuk menggantikan surat-surat yang dipinjam sekaligus dengan mapnya.
5. Buku arsip
    Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.

Pengenalan dasar internet

A. Pengertian internet
      Internet adalah jaringan komputer   yang saling terhubung secara global       yang memungkinkan pengguna               internet saling bertukar                             informasi/data melalui jaringan tersebut.
B. Peranan internet
    1. Sebagai sumber data dan informasi: internet menyimpan berbagai jenis informasi apapun di internet
    2. Sarana pertukaran data dan informasi:internet dapat digunakan untuk sarana pertukaran informasi dari satu komputer ke komputer yang lain,tanpa dibatasi oleh jarak fisik kedua komputer tersebut.
C. Manfaat internet
     1. Informasi untuk kehidupan pribadi:kesehatan,rekreasi,hobi,pengembangan pribadi,rohani,sosial.
     2. Informasi untuk kehidupan profesional/pekerja:sains,teknologi,perdagangan,saham,komoditas,berita bisnis,asosiasi profesi,asosiasi bisnis,berbagai forum komunikasi.
D. Berbagai aplikasi internet
   1. WWW (World Wide Web)
   2. Email (Electronic Mail)
   3. Millis (Mailing List)
   4. News group
   5. IRC (Internet Relay Chat)
   6. FTP (File Transfer Protocol)
   7. Telnet
   8 Gopher
   9. Ping (Packet Internet Gopher)
                  
       

Melakukan mail merge

Dalam melakukan mail merge dengan microsoft word 2010 terdapat fitur start. Mail merge yang dapat membuat surat sebanyak apapun akan terasa menyenangkan dan cepat karena disini cukup membuat satu surat,kemudian data yang akan menerima surat tersebut dibuat secara terpisah dengan memanfaatkan aplikasi database lain atau fitur yang memang sudah tersedia di microsoft word 2010 itu sendiri. Adapun langkah-langkah dalam menggunakan mail merge sebagai berikut :
1. Pertama kali yang harus dibuat dokumen induk/dokumen utama.
2. Setelah dokumen induk/dokumen utama kemudian klik tab menu mailings.
3. Kemudian pilih step by step mail merge wilzard.
4. Pada kotak dialog yang muncul,pilih letters pada bagian select document type,kemudian klik next:starting document.
5. Kemudian pada langkah selanjutnya; pilih use the current document,klik next.
6. Kemudian sumber data diatur (data source) untuk mail merge sumber data.
7. Pilih type a new list kemudian klik teks create,kemudian klik next:write your letter.
8. Pada kotak dialog yang muncul,judul dari kolom tidak sesuai dengan dokumen induk kita,klik tombol costumize columns,kemudian pilih field name yang akan diganti,klik tombol rename.
9. Ketikkan nama pada change field name. Setelah selesai klik tombol ok,lakukan hal yang sama untuk field yang lain.
10. Untuk menghapus field yang tidak digunakan,pilih field yang akan dihapus,klik tombol delete,kemudian klik yes lakukan untuk menghapus field yang lain.
11. Kemudian klik tombol ok,dan mulailah mengisikan data untuk menambah data yang baru klik tombol new entry.
12. Setelah semua data di-input,klik tombol ok.
13. Kemudian tentukan tempat penyimpanan,dan ketikkan nama data sourcenya,misalnya adalah 123. Kemudian klik tombol save.
14. Kemudian klik next:write your letter. Pada kotak dialog yang muncul,letakkan kursor disebelah field nama,kemudian klik more item,pilih field nama,kemudian klik insert. Lakukan untuk memasukkan field yang lainnya.
15. Klik tombol next:write your letter.
16. Pada tahap ini anda dapat melihat masing-masing isi datanya dengan klik preview your letter.
17. Jika ingin melihat formulir dengan data berikutnya,silahkan klik tanda>>. Dan untuk melihat data sebelumnya silahkan klik tanda<<.
18. Untuk mengakhiri pembuatan formulir,klik next:complete the merge.
19. Untuk mencetak formulir,klik print.

Unsur-unsur administrasi

1. Pengorganisasian

      Pengorganisasian adalah rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Manajemen

     Manajemen adalah rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

3. Tata hubungan

      Tata hubungan adalah rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.

4. Kepegawaian 

      Kepegawaian adalah rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus para tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

5. Keuangan

      Keuangan adalah rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

6. Perbekalan

      Perbekalan adalah rangkaian perbuatan mengadakan,mengatur pemakaian,mendaftar,memelihara,sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerja sama.

7. Tata usaha

      Tata usaha adalah rangkaian perbuatan menghimpun,mencatat,mengolah,menggandakan,mengirim,dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama

8. Perwakilan

      Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

Sistem penyimpanan arsip

Sistem kearsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad,numerik/nomor,huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai indentitas arsip yang terkait. Adapun sistem penyimpanan arsip yang standar dan umum digunakan,yaitu: sistem abjad,sistem kronologis atau disebut juga dengan sistem tanggal,sistem geografis,sistem nomor,dan sistem subjek
1. Sistem abjad
      Sistem abjad merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
2. Sistem kronologis
      Sistem kronologis atau sistem tanggal merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal,bulan,dan tahun penyimpanan arsip yang berkaitan.
3. Sistem geografis
      Sistem geografis atau sistem wilayah merupakan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan menurut nama tempat.
4. Sistem nomor
      Sistem nomor merupakan penyimpanan arsip berdasarkan kode nomor
5. Sistem subjek
      Sistem subjek atau sistem masalah merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/pokok isi surat.

Asas pengelolaan arsip

Kegiatan pengelolaan arsip dalam organisasi dapat dilakukan dengan beberapa pilihan asas pengelolaan arsip sesuai dengan tipe organisasi yang bersangkutan,antara lain:
1. Asas sentralisasi
     Yaitu kegiatan pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat (sentral) pada unit kearsipan. Seluruh penyimpanan arsip dilakukan terpusat pada unit kearsipan.
2. Asas desentralisasi
     Yaitu kegiatan pengelolaan arsip yang dilakukan oleh masing-masing unit/bagian dalam organisasi.
3. Asas desentralisasi terkendali
     Yaitu kegiatan pengelolaan arsip yang menggabungkan asas sentralisasi dan desentralisasi. Pada asas ini,pengelolaan arsip aktif dilakukan oleh setiap bagian/unit,sedangkan untuk pengelolaan arsip inaktif diserahkan kepada pusat sentral arsip/unit kearsipan.